(Door Joke Riem / ingekort artikel i.v.m. 450 deelnemers aan de PEP training. Zij verhuizen van een vaste plek naar een flexplek in een stadhuis)
PEP® staat voor Persoonlijk Efficiency Programma. Een manier van werken waardoor je in je werktijd je energie richt op zaken die echt aandacht verdienen. De PEP®-trainingen die Els van Maurik en haar collega’s geven zijn erop gericht een structuur in ieders persoonlijke werk aan te brengen. Daardoor werk je prettiger en leid je geen onnodig energieverlies.
In de PEP®-trainingen kijk je - samen met de collega’s van jouw afdeling of unit - hoe de hulpmiddelen die ons allen ten dienste staan (agenda en e-mail in Outlook, digitaal en papieren archiveringssysteem, intranet, de mappenstructuur in Word enz.) beter gebruikt kunnen worden.
Eigenlijk gaat PEP® over het organiseren van je werk op een slimme en handige manier.
Waarom PEP®?
Hoe vaak gebeurt het ons niet. Je komt ‘s morgens op kantoor met het plan vandaag toch eindelijk eens een aantal klussen af te werken die al weken op je liggen te wachten. Steeds kwam er iets tussen en nu moet het er toch echt eens van komen.
Aan het eind van de dag constateer je vol spijt dat het weer niet is gelukt vandaag. En dat is misschien op zichzelf niet zo’n ramp, maar waar je die tijd dan wel aan hebt besteed? Aan akkefietjes, aan brandjes die snel even geblust moesten worden, aan het opnieuw op een rijtje zetten van wat nog gebeuren moet. Of je zoekt in de spullen van een collega die er een andere opbergsystematiek op na houdt dan jij.
Toe aan wat PEP®?
Kortom: menigmaal hebben we het druk met zaken die we als onproductief en onbevredigend ervaren. We voelen op onze klompen aan dat het allemaal handiger, sneller en met minder rompslomp en stress zou moeten kunnen. Tenminste als we ons eigen werk en dat van de ons omringende organisatie beter zouden stroomlijnen.
En toen was er …. PEP®
Zo’n 25 jaar geleden ontwikkelde men in Amerika het Persoonlijk Efficiency Programma. Inmiddels heeft deze werkwijze wereldwijd bij een groot aantal organisaties zijn vruchten afgeworpen.
Els van Maurik vat haar opdracht heel eenvoudig samen:
“Ik wil ervoor zorgen dat mensen plezier hebben en houden in hun werk en dat de organisatie soepel draait. Dat doe ik door samen met mensen te inventariseren hoe hun werkdag en werkplek er nu uitzien. Vervolgens kijken we naar de archivering zoals die op de flexplek handig ingedeeld kan worden : hoe deel je je locker, je e-mail en fysieke mappen overzichtelijk in zodat je alles kunt vinden en ook een ander het kan vinden als jij er niet bent? Daarna ga ik met de deelnemers kijken wat mensen van een afdeling willen leren over het werken op de flexplek. Of ze bijvoorbeeld behoefte hebben om meer over het gebruik van Outlook te leren (gezamenlijk gebruik van agenda etc.) Om vervolgens die elementen heel concreet bij de kop te pakken.”
Praktisch
Het gaat om heel praktische zaken. Manieren van werken om de onrust op de werkplek zo veel mogelijk te beperken. PEP® kan zowel op de vaste werkplek als op de flexplek toegepast worden. Het voordeel is dat men gezamenlijk effectiever gaat werken. Bijvoorbeeld door het aanbieden van een structuur in de computer waardoor mensen enerzijds allemaal op dezelfde manier documenten ordenen en tegelijkertijd ook heel eenvoudig een takenoverzicht kunnen opstellen. Dit biedt dan meteen een goed houvast voor het inrichten van het afdelingsarchief.
Een helder overzicht
De systematiek is er o.a. op gericht je gegevens beter te sorteren en vanuit een compleet en helder overzicht aan de slag te gaan. De meeste mensen maken pas lijstjes als ze het zo druk hebben dat ze bang zijn dat het hen boven het hoofd groeit. Dan is het eigenlijk te laat. De training is er praktisch gezien op gericht om deze onrust voor te zijn en te blijven werken vanuit een totaal overzicht over het werk. Bijkomend effect : je weet waar je ‘ja’ of ‘nee’ op kunt zeggen wanneer zich nieuwe zaken aandienen.
Individueel
Na een inleidende groepsbijeenkomst komt de trainer naast de medewerker aan het bureau zitten. Samen orden je dan de bestanden in de computer, maakt een takenlijst, kijkt naar de papieren mappen, enz. Uiteindelijk maak je binnen een afdeling afspraken over gemeenschappelijke manieren van werken. Een afdeling kan dan met een frisse blik de opschoondagen in. Je komt na zo’n voorbereiding veel makkelijker tot besluiten over hoe je archief ingericht moet worden om met gemak te kunnen werken op de flexplek. Het is duidelijker wat er opgeruimd moet worden. De medewerker kan zich op deze manier concreet voorbereiden om na de verhuizing naar het nieuwe kantoor met gemak te kunnen werken op een flexplek.
Winst
De eye-opener voor veel mensen is: doordat je alles wat je nog moet doen goed hebt ondergebracht in systemen en een takenlijst, je hoofd ‘leeg’ is. Je hoeft veel minder te onthouden en daardoor kun je je beter concentreren op de klus waar je mee bezig bent.
Dat is pure winst. Na de verhuizing komen de trainers nog een keertje bij iedereen langs. Er kan dan samen worden gekeken hoe het gaat, of er aanvullende tips nodig zijn of dat er zaken zijn die nog eens opgefrist moeten worden.”